O programa Req to Pay tem por princípio simplificar, integrar e automatizar processos.
Com a iniciativa, uma equipe multidisciplinar está revisando todo o processo de
Suprimentos da requisição ao pagamento, melhorando fluxos, avaliando soluções
tecnológicas e identificando oportunidades de fazer melhor, com menos esforço e
com os níveis adequados de governança.
“Após um mapeamento que indicou oportunidades de melhoria, surgiu a necessidade de
pensarmos de forma inovadora os processos existentes. Para isso, contamos com o
apoio de áreas de desenvolvimento de sistemas e com metodologia ágil para gerir
o programa”, explica Leonardo Siqueira de Oliveira, coordenador de Suprimentos
da CBM.
O escopo do trabalho
engloba todas as etapas: orçamentação, formalização do pedido, análise pelo
setor de compras, ida ao mercado para cotação, negociação, equalização,
qualificação e definição do fornecedor que atenderá a demanda, formalização do
pedido, análise das documentações e comprovação de atendimento da demanda,
recebimento de documento fiscal, efetivo pagamento do item e o encerramento
formal da demanda.
Ganhos no processo
O Req to Pay possui
três projetos simultâneos: implantação da requisição eletrônica de materiais e
serviços nas obras próprias da CBM; melhorias relacionadas à entrada de
documentos fiscais, estas duas frentes com o uso da ferramenta Sydle; e
automação das minutas contratuais e de toda a gestão de contratos com o uso da
ferramenta Netlex.
“Esse conjunto
possibilitará a solicitação, aprovação e acompanhamento de requisições em tempo
real e de maneira remota (via smartphones), além de tornar o processo mais
assertivo e ágil, principalmente nas obras. Quanto aos contratos, também
passaremos a ter uma visão sistêmica (por tipo, por localidade, por data de
vigência, valor etc.) sincronizada com as etapas de solicitação até a
assinatura do documento”, destaca Marcelo Assis, gerente de Compliance
da CBM.
Os ganhos são abrangentes, assim como
a dimensão do programa: melhoria da governança do
processo desde a aquisição até o pagamento; a melhoria da rastreabilidade de
todo o processo; o entendimento, em tempo real, da localidade de cada demanda
para dar mais agilidade e assertividade à tomada de decisão; e, por último, o
aumento da produtividade, eliminando etapas que não agregam valor e que possam
tornar o processo lento.